Q．共有メールボックスに届くメールを自動的にフォルダに整理したいのですが、どのようにすればいいですか？また気を付けることがあれば教えてください。
A．共有メールボックスにルールを設定することにより、フォルダへの振り分けを行うことができます。
※ルールを設定する前に、共有メールボックスを利用するメンバーの方へ変更内容の説明と同意を得るようにしてください。
【フォルダ振り分けの手順】
- ブラウザで、以下のようにURLを入力して共有メールボックスを開きます。
https://outlook.office.com/mail/{共有メールアドレス}
※{共有メールアドレス}部分には、（●●●@t.gifu-u.ac.jp、●●●@t.mail.nagoya-u.ac.jp、●●●@t.thers.ac.jp）などの形式の共有メールアドレスが入ります。
歯車アイコンで共有メールボックスの設定画面を開き、メール→ルールと開きます。
- 新しいルールを作成する場合
「＋新しいルールを追加」をクリックします。
①ルールの名前（任意）、②条件（3-3）、③アクション（3-4）、④例外処理（3-5）などを設定します。
※間違えた場合は「破棄」をクリックすることでやり直しできます。
条件をクリックすると選択肢が表示されるので、適切なものを選択します。
細かい条件を入力していきます。
（画面は差出人を選択したもの：差出人メールアドレスなどを設定します）
別の条件（and条件のみ）があれば追加します。（設定方法は3-3.，3-4.と同じ）
アクションを追加します。（図は指定の場所へ移動：さらに移動先のフォルダを選択します）
ご注意ください。選択肢に「転送」という項目がありますが、共有メールボックスでは使用禁止とします。
例えば、ここに個人メールアドレスを指定したままにすると、異動後に前所属の共有メールが転送され続けることになります。これは、情報管理上問題があるうえに情報事故のもとになりかねません。絶対に使用しないでください。
複数のアクション（例：移動して既読にする）といった場合には、「別のアクションを追加」をクリックすることで２つ目の動作を設定できます。（設定方法は3-6.と同じ）
例外条件があれば設定することができます。「例外を追加」をクリックし、条件を設定します。
※例外条件の設定方法は、「条件を追加」（3-3.、3-4.）と同じです。
- 「以降のルールは処理しない」のチェックを確認してルールの設定が終わったら、「保存」にてルールを保存してください。
複数のルールを作成した場合、各ルールの右に表示されている上下矢印で順序を入れ替えることができます。
ルールは上から順に適用されます。また一時的に実行しないルールについてはトグルをOFFにしておくことができます。
各ルールの３点リーダーをクリックすると、作成したルールをすぐに実行させたり、ルールの編集や削除等が行えます。
また各ルールの右∨をクリックすると、ルールの説明を見ることができます。
- 注意事項
「転送」の項目は、3-6.の「転送」と同様に禁止とします。